AVIS D’INFORMATION SUR LA CONFIDENTIALITE ET DEMANDE DE CONSENTEMENT AU TRAITEMENT DES DONNEES PERSONNELLES (SERVICES DE FRANCHISE DU RESEAU MBE)
Conformément à l’Article 13 du Règlement (UE) 679/2016, contenant des dispositions de protection des particuliers en matière de traitement des données personnelles et pour la libre circulation de ces données (ci après « RGPD »), nous joignons l’avis d’information concernant le traitement des données personnelles des personnes qui peuvent agir en tant que client particulier ou en tant que personne représentant une entreprise commerciale (ci-après, dans les deux cas, « Client »). Dans ce dernier cas, nous traiterons les données personnelles des individus qui agissent au nom de l’entité ou, dans tous les cas, au sein de leurs entreprises.
1. Contrôleur de données
Les données personnelles seront traitées en fonctions des fins énoncées au paragraphe 3 ci-dessous, « Fins du traitement des données personnelles » par les personnes suivantes en qualité de contrôleurs de données indépendants :
- Le Master Franchisé MBE – qui est l’entrepreneur qui a conclu un contrat de franchise avec MBE (ci-après « Master Franchisé MBE ») et auquel le Client a demandé la fourniture d’un ou plusieurs des services suivants du réseau de franchise tels que ; (a) services d’expédition ; (b) services de domiciliation ; (c) services de graphisme et d’impression (ci-après « MBE Services »).
- MBE Luxembourg Sarl – (RCS Luxembourg B288506 – TVA LU36088680), avec son siège social au 110 Route d’Arlon, L-8210 Mamer Tel. 27 52 11 27 , détenteur de licence exclusive au Luxembourg pour la marque “Mail Boxes Etc” (ci-après « MBE »).
2. Catégories de données personnelles traitées
2.1. Personal Data Voluntarily Provided
Données personnelles du client, telles que les données d’identification, les données de paiement et les données relatives au Service MBE requis.
2.2. Personal Data of Third Parties Voluntarily Provided
Le Client reconnaît que toute éventuelle mention (par exemple, figurant dans le « Bordereau d’expédition », en cas de services d’expédition et/ou dans d’autres formulaires, en fonction du Service MBE requis) de données personnelles et de coordonnées de toute autre personne constituera un traitement des données, à l’égard duquel le Client doit garantir la conformité avec les dispositions de protection des données pertinentes en vigueur. À cet égard, le Client garantit aussi que lesdites personnes, dont les données personnelles sont recueillies et communiquées, ont été informées sur les modalités et les fins du traitement de leurs données. Les données personnelles desdites personnes ne seront communiquées qu’à la seule fin de permettre la fourniture du Service MBE requis.
3. Fins, fondement juridique du traitement et conséquences du refus de fournir des données personnelles
Les données personnelles seront traitées, avec le consentement explicite préalable, si nécessaire, par le Master Franchisé MBE et/ou MBE selon les fins poursuivies par chacun d’entre eux, en tant que contrôleur de données indépendant, comme décrit plus précisément ci-dessous.
3.1. Purposes of Personal Data Processing by the MBE Master Franchisee
Traitement
(i) Traitement aux fins relatives à la prestation et à la gestion du Service MBE requis, ainsi qu’à la gestion des paiements associés, des réclamations et des communications avec le Client ; le cas échéant, aussi pour le traitement relatif à la vérification des clients et d’autres exigences légales.
(ii) Le traitement à des fins marketing générales, par ex. pour envoyer au Client, par tout moyen de communication (fax, courriel, SMS, MMS, courrier postal, appels téléphoniques avec opérateur ou d’autres canaux), des documentations de publicité et d’informations de nature promotionnelle ou, en tout cas, de sollicitation commerciale en matière de services, de produits ou de réductions du Master Franchisé MBE , mais aussi pour préparer des études, des recherches et des analyses de marché.
Fondement juridique du traitement
(i) Le fondement juridique du traitement des données personnelles est le contrat auquel le Client est une partie pour permettre la prestation et la gestion du Service MBE requis. D’autre part, certaines obligations (par exemple celles de nature fiscale, ou celles relatives à la vérification des clients dans le cadre des services de domiciliation) sont imposées par la loi.
(ii) Le fondement juridique du traitement des données personnelles est le consentement du Client.
Conséquences du refus de fournir des données personnelles
(i) La fourniture des données personnelles (et/ou des données personnelles de tiers, dans la mesure où cela est nécessaire à la prestation et à la gestion du Service MBE requis, par exemple : dans le cas des services d’expédition, les coordonnées de la personne à qui le colis est envoyé) est facultative, mais le refus de fournir ces données empêchera de rendre et de gérer le Service MBE requis.
(ii) La fourniture des données personnelles est facultative et tout refus mettra le Franchisé MBE dans l’impossibilité d’envoyer des messages publicitaires et promotionnels et de mener une étude de marché. Cela n’impactera pas la prestation et la gestion du Service MBE requis.
3.2. End of the processing of personal data by MBE (MBE Luxembourg Sarl )
Traitement
(i) Le traitement à des fins marketing générales, par ex. pour envoyer au Client, par tout moyen de communication (fax, courriel, SMS, MMS, courrier postal, appels téléphoniques avec l’opérateur ou d’autres canaux), des documentations de publicité et d’informations de nature promotionnelle ou, en tout cas, de sollicitation commerciale en matière de services, de produits ou de réductions du Master Franchisé MBE , mais aussi pour préparer des études, des recherches et des analyses de marché.
(ii) Profilage à des fins marketing direct, concernant des clients individuels ou des groupes de clients pour permettre l’évaluation, l’analyse ou la prédiction des préférences personnelles quant à la valeur et au type de Service MBE acheté, ou de sa fréquence d’utilisation pour offrir d’autres services, produits ou réductions (tels que l’expédition, les services de graphisme et d’impression, la domiciliation, la communication etc.).
(iii) Communication des données personnelles du Client à des tiers pour leurs propres fins marketing.
Fondement juridique du traitement
(i) Le fondement juridique du traitement des données personnelles est le consentement du Client.
(ii) Le fondement juridique du traitement des données personnelles est le consentement du Client.
(iii) Le fondement juridique du traitement des données personnelles est le consentement du Client.
Conséquences du refus de fournir des données personnelles
(i) La fourniture des données personnelles aux fins précitées est facultative, mais son refus mettra MBE Luxembourg Sarl dans l’impossibilité i) d’envoyer des messages publicitaires et promotionnels et de mener une étude de marché ; ii) de procéder au profilage précité : et/ou iii) de communiquer les données personnelles à des tiers pour leurs propres fins de marketing. La prestation et la gestion du Service MBE requis resteront inchangées.
En cas de traitement en rapport avec des transactions professionnelles (vente de la société ou cession d’une entreprise en activité), diligence requise, en cas de défense d’un droit légal devant un tribunal ou en rapport avec des activités préliminaires associées, ce traitement sera effectué sur le fondement des intérêts légitimes du contrôleur de données pour la poursuite de ses activités commerciales et pour la protection de ses droits.
3.3. Additional clarification regarding consent
Nous aimerions vous faire remarquer que si le Client a donné son consentement pour autoriser MBE et/ou le Master Franchisé MBE pour poursuivre les fins énoncées au paragraphe 3.1. (ii) et au paragraphe 3.2 (i), (ii) et (iii) ci dessus, vous serez libre de révoquer à tout moment votre consentement au traitement de vos données aux fins précitées, par référence à l’intégralité ou à une partie des canaux de communication utilisés par le contrôleur de données. La révocation peut être exercée en envoyant, sans aucune formalité, une communication écrite aux adresses mieux précisées au paragraphe 9 « Contacts pour l’exercice des droits de la personne concernée et pour des informations complémentaires » ci-dessous.
4. Modalités de traitement des données personnelles
Le traitement sera effectué à l’aide d’instruments automatisés ainsi que sur un papier en mesure de garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles, et ce pour recueillir, consulter, enregistrer, gérer, extraire et transmettre les données personnelles.
5. Destinataires des données personnelles
Il est possible de communiquer les données personnelles qui ne seront pas divulguées publiquement ni par le Master Franchisé MBE , ni par MBE.
par le Master Franchisé MBE à :
(i) des employés, agents ou collaborateurs de MBE Luxembourg Sarl qui se trouvent sur le territoire de l’Union européenne ;
(ii) des personnes situées sur le territoire de l’Union européenne qui sont mobilisées par MBE
Luxembourg Sarl elle-même à des fins de profilage et marketing ;
(iii) des filiales ou sociétés associées, qui comprennent actuellement MBE Worldwide S.p.A., Sistema Italia 93 S.r.l., Jonathan & Assist S.r.l., Eurocubia S.r.l., DireFareStampare S.r.l., Forama S.r.l. and CZ Mail S.r.l. ;
(iv) des tiers avec qui – de temps à autre – des contrats de partenariat commercial et/ou des initiatives communes, des campagnes et des projets seront élaborés, qui se trouvent sur le territoire de l’Union européen et opèrent dans les secteurs suivants : (a) informations et autres services informatiques (traitement de données, hébergement et activités associées, portails web, autres activités de services d’informations) ; (b) (i) transport terrestre et transport par pipeline (transport par voie ferroviaire ; transport par voie routière et services de déménagement) ; (ii) transport maritime et flottant (transport par voie maritime et côtière ; transport de marchandises intérieur par voie navigable) ; (iii) transport aérien (fret aérien et transport spatial) ; (iv) activités de soutien à l’entreposage et au transport (entreposage et stockage ; activités de soutien du transport) ; (v) services postaux et activités de messagerie (activités postales avec obligation de service universelle ; autres activités postales et de messagerie) ; (c) fourniture d’électricité, de gaz, de vapeur et de climatisation (génération d’électricité, transmission et distribution d’électricité, production de gaz et distribution de combustibles gazeux par des gazoducs) ; (d) télécommunications (télécommunications terrestres ; télécommunications mobiles ; télécommunications satellite ; autres activités de télécommunications) ;
(e) en publicité et en étude de marché (publicité ; étude de marché et sondage d’opinion) ;
(v) des personnes, entreprises ou bureaux professionnels situés sur le territoire de l’Union européenne qui exercent des activités d’assistance et de consultation dans les domaines comptable, administratif, légal, fiscal et financier ;
(vi) des personnes, organismes ou autorités à qui la communication de vos données personnelles est obligatoire en vertu des dispositions légales ou des ordonnances promulguées par les autorités.
Les personnes appartenant aux catégories ci-dessus peuvent, le cas échéant, faire office de chargés de traitement de données (et dans ce cas, elles recevront des instructions appropriées de la part du contrôleur de données compétent) ou bien de contrôleurs de données autonomes. Dans ce dernier cas, les données personnelles ne seront communiquées qu’avec le consentement explicite de la personne concernée, sauf si la communication est obligatoire ou nécessaire conformément à la loi en vigueur, ou à des fins pour lesquelles le consentement de la part de la personne concernée n’est pas requis. Quant à MBE et aux personnes indiquées au point (iv) ci-dessus, les données personnelles ne peuvent communiquées à des fins marketing de tiers que si la personne concernée a donné son consentement
6. Transfert des données personnelles hors UE
Les données personnelles du client (et/ou les données personnelles de tiers, en fonction du Service MBE requis) ne seront pas transférées hors de l’Espace économique européen, ni par le Master Franchisé MBE , ni par MBE, sauf si cela est nécessaire à la prestation de certains services (par ex. expéditions internationales). En tout cas, chaque contrôleur de données a le droit de transférer vos Données personnelles vers des pays tiers. Les transferts de données hors de l’Espace économique européen font l’objet d’un régime spécial conformément au RGPD, et ne sont effectués que pour les pays qui assurent un niveau de protection des données personnelles adéquat, selon la décision d’adéquation de la Commission ou si des garanties adéquates ont été apportées (y compris les conditions contractuelles standards fournies par la Commission européenne) à condition que les personnes concernées puissent exercer leurs droits et former des recours judiciaires adéquats.
7. Conservation des données personnelles
Par souci du principe de proportionnalité, nous vous informons que :
(i) le Master Franchisé MBE conservera les données personnelles pendant une période qui ne dépasse pas ce qui est nécessaire pour poursuivre les fins indiquées au paragraphe 3.1 (i) (exécution et gestion du Service MBE requis) et (ii) (marketing) ci-dessus, sauf pour le droit du Client à révoquer son consentement à tout moment s’il constitue le fondement juridique du traitement ;
(ii) MBE conservera les données personnelles pendant une période qui ne dépasse pas ce qui est nécessaire pour poursuivre les fins indiquées au paragraphe 3.2 (i) (marketing), (ii) (profilage) et (iii) (communication à des tiers à ses propres fins de marketing) ci-dessus, sauf pour le droit du Client à révoquer son consentement à tout moment s’il constitue le fondement juridique du traitement.
Les critères pour déterminer la période de conservation des données personnelles reposent sur la période de traitement autorisée par la loi, les lois en vigueur sur le délai de prescription des droits et les intérêts légitimes de la personne concernée, s’ils sont le fondement juridique du traitement.
Au terme des périodes de conservation ci-dessus, les données personnelles seront supprimées, agrégées ou rendues anonymes.
8. Exercice de droits par la personne concernée
Le Client se réservera à tout moment le droit :
(i) d’obtenir la confirmation de la part du contrôleur de données que les données personnelles sont en cours de traitement, et le cas échéant, d’accéder aux renseignements personnels en vertu de l’art. 15 du RGPD ;
(ii) d’obtenir la rectification des données personnelles si celles-ci sont inexactes, ou compte tenu des fins de traitement, l’intégration des données personnelles incomplètes ;
(iii) d’obtenir la suppression des données personnelles, si l’un des motifs en vertu de l’art 17 du RGPD peut être invoqué ;
(iv) d’obtenir la restriction du traitement des données personnelles, si l’un des cas prévus par l’art. 18 du RGPD s’applique :
(v) de s’opposer au traitement des données personnelles au motif de la position particulière du Client, le cas échéant ;
(vi) de recevoir dans un format structuré, couramment utilisé et lisible à la machine, des données personnelles concernant le Client et qui nous sont parvenues, mais aussi de transmettre ces données personnelles à un autre contrôleur, dans les cas et dans les limites visés par l’art. 20 du RGPD, le cas échéant.
Le Client doit aussi avoir le droit de révoquer le consentement au traitement des données personnelles (si donné) à tout moment, sans préjudice de la légalité du traitement fondé sur le consentement avant sa révocation. Le client aura la possibilité de se retirer de la liste de marketing par courriel en cliquant sur le lien « se désinscrire » pertinent.
Conformément au RGPD, le contrôleur de données ne peut pas facturer le traitement des demandes figurant dans ce paragraphe, à moins qu’elles ne soient infondées, ou excessives, ou répétitives. Si le Client demande plusieurs copies de données personnelles, ou en cas de demande excessive ou infondée, le contrôleur de données peut : (i) facturer des frais raisonnables, compte tenu des coûts administratifs engagés pour donner suite à la demande ; ou (ii) refuser de donner suite à la demande. Dans ces cas, le contrôleur de données informera le Client sur les coûts avant de donner suite à la demande.
Le contrôleur de données peut demander d’autres informations avant de donner suite aux demandes s’il doit vérifier l’identité de la personne qui les a formulées.
Sans préjudice de tout recours administratif ou légal, vous avez même le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de surveillance compétente (pour la France : la « Commission nationale de l’informatique et des libertés ») si vous estimez que le traitement de vos données commet une violation du RGPD. Plus d’informations sont disponibles sur le site Internet https://cnpd.public.lu
En tout cas, le contrôleur de données est désireux de connaître les raisons de la plainte, et demande au Client d’utiliser les moyens de contact ci-dessous avant de faire appel aux autorités, afin de prévenir et de résoudre tout litige, à l’amiable et rapidement, par souci de courtoisie, de professionnalisme et de discrétion.
Plus d’informations sont disponibles sur le site Internet https://cnpd.public.lu
9. Contacts pour l’exercice des droits de la personne concernée et pour des informations complémentaires
Quant à l’exercice des droits en rapport avec les fins énoncées au paragraphe 3.1 ci-dessous et/ou pour obtenir tout type d’information nécessaire en rapport avec le Master Franchisé MBE conformément à cet avis de confidentialité, vous pouvez envoyer une communication écrite au siège social du Master Franchisé MBE .
Quant à l’exercice des droits en rapport avec les fins énoncées au paragraphe 3.2 ci-dessous et/ou pour obtenir tout type d’information nécessaire en rapport avec MBE conformément à cet avis de confidentialité, vous pouvez envoyer une communication écrite à MBE Luxembourg Sarl (RCS Luxembourg B288506 et TVA LU36088680), avec son siège social au 110 Route d’Arlon, L-8210 Mamer Tel. 27 52 11 27 ou un courriel à mbe01@mbeluxembourg.lu.
